När är en extern kostnadsanalys faktiskt värd att göra?
Alla kostnader behöver inte granskas. Det viktiga är att identifiera vilka externa kostnadskategorier som faktiskt är värda att analysera närmare.
Det är lätt att utgå från att en kostnadsanalys handlar om att hitta ett dåligt avtal.
Ofta är det inte så.
Ett avtal kan ha varit helt rätt när det tecknades. Priset kan ha varit konkurrenskraftigt, leverantören rätt och omfattningen väl anpassad till verksamheten.
Sedan förändras företaget.
Volymer ökar eller minskar. Nya enheter tillkommer. Organisationen förändras. Leverantörsmarknaden utvecklas. Tjänster läggs till. Krav och arbetssätt förändras.
Frågan är därför sällan om någon gjorde fel från början.
Den mer relevanta frågan är:
Är upplägget fortfarande rätt i dag?
Fem signaler på att en kostnad är värd att undersöka
1. Kostnaden är betydande och återkommande
Ju större och mer återkommande en extern kostnad är, desto större blir effekten även av relativt små förbättringar.
Transporter, energi, avfall, städning, telekom, förpackningar, försäkring och olika typer av serviceavtal är exempel på områden där en procentuell skillnad snabbt kan bli betydande i kronor.
Det betyder inte automatiskt att kostnaden är för hög.
Det betyder att det kan vara värt att veta.
2. Verksamheten har förändrats sedan avtalet tecknades
Ett avtal som byggdes för en verksamhet med fem enheter kanske inte är optimalt när företaget har tolv.
På samma sätt kan ett upplägg som anpassades till höga volymer vara fel när volymerna har minskat.
Förvärv, geografisk expansion, nya produktområden, omorganisationer och förändrade kundkrav är därför naturliga tillfällen att pröva om gamla kommersiella förutsättningar fortfarande gäller.
3. Ingen äger frågan fullt ut
Många indirekta kostnader hamnar mellan funktioner.
Ekonomi betalar fakturan. Inköp har kanske förhandlat avtalet. Verksamheten använder tjänsten. En lokal chef beställer tillägg. Ingen ser hela kostnaden.
Det behöver inte vara ett problem.
Men när ansvar, användning och kostnad är utspridda ökar risken att ingen regelbundet bedömer helheten.
4. Marknaden har förändrats
Leverantörsmarknader står inte still.
Nya aktörer kommer in. Teknik förändrar kostnadsstrukturen. Kapacitet ökar eller minskar. Nya prismodeller etableras.
Ett avtal kan därför vara väl förhandlat och ändå inte längre motsvara dagens marknad.
Det är här extern kategorikunskap och benchmarking kan vara särskilt värdefull.
5. Det finns en konkret anledning att förbättra resultatet
En kostnadsanalys ger mest värde när den kopplas till ett verkligt affärsbehov.
Det kan vara inför en ny budgetperiod, efter ett förvärv, i samband med marginalpress, inför en försäljning eller när en ny CFO eller VD vill skapa en tydligare bild av kostnadsbasen.
Då blir analysen en del av ett beslut – inte ett projekt för projektets egen skull.
När är det inte värt att göra en analys?
Alla kostnader ska inte granskas.
Om kategorin är liten, avtalet nyligen konkurrensutsattes, villkoren redan är väl verifierade eller verksamheten saknar kapacitet att genomföra en förändring kan det vara bättre att lägga tiden någon annanstans.
Samma sak gäller om en lägre kostnad skulle innebära en oacceptabel risk för kvalitet, leveranssäkerhet eller verksamheten.
En bra första bedömning ska därför kunna landa i två olika slutsatser:
- Ja, här finns anledning att analysera vidare.
- Nej, det här är sannolikt inte värt mer tid just nu.
Båda svaren har ett värde.
Vad behöver man veta för att göra den första bedömningen?
Inte särskilt mycket.
För en första diskussion räcker det ofta att förstå:
- vilken kostnadskategori det gäller
- ungefärlig årlig kostnad
- hur många leverantörer som används
- hur länge nuvarande upplägg har funnits
- om verksamheten eller volymerna har förändrats
Först om frågan ser relevant ut finns anledning att gå vidare till avtal, fakturor, volymdata, servicenivåer och marknadsjämförelser.
Börja med att avgöra om frågan är värd tiden
Kostnadsoptimering bör inte börja med antagandet att allt går att pressa.
Den bör börja med prioritering.
Vilka kostnader är tillräckligt stora? Vad har förändrats? Var saknas en tydlig ägare? Och i vilka kategorier finns det faktisk anledning att jämföra dagens upplägg med marknaden?
JMF Europe arbetar inom ERA Groups internationella nätverk och kan koppla in relevant kategorispecialist när en fråga behöver bedömas närmare.
Ett första 15-minuters Teamsmöte kräver inga underlag. Syftet är bara att avgöra om någon kostnadskategori faktiskt är värd att undersöka vidare.