10 externa kostnader företag ofta missar att ompröva

Det här handlar inte om att tidigare avtal skulle ha varit dåliga.

Ett avtal kan ha varit helt rätt när det tecknades. Priset kan ha varit konkurrenskraftigt, leverantören rätt vald och omfattningen väl anpassad till verksamheten.

Behovet av omprövning uppstår i stället när något runt avtalet förändras: volymer, antal enheter, arbetssätt, användning, teknik eller leverantörsmarknad. Ett upplägg som var väl avvägt vid ett tillfälle kan därför bli fel utan att någon fattat ett dåligt beslut.

Nedan följer tio externa kostnadskategorier där det ofta går längst tid mellan omprövningarna. För varje kategori beskrivs vad som typiskt förändras över tid och vad ledningen konkret kan kontrollera.

10 kostnadskategorier som är lätta att lämna utan regelbunden omprövning

1. Transport och frakt

Transportkostnaden styrs sällan av priset ensamt. Den påverkas av zonindelning, viktintervall, fyllnadsgrad, ledtidskrav, tillägg och hur ofta leveranser sker.

När kundstruktur, lagerpunkter eller orderstorlekar förändras kan ett upplägg som byggdes för ett annat flöde bli dyrare än nödvändigt.

Kontrollera vad som faktiskt faktureras utöver grundpriset, hur många av leveranserna som verkligen kräver den snabbaste servicenivån och om volymen är samlad eller spridd över flera avtal.

2. Avfall och återvinning

Avfallshantering betalas ofta per kärl, hämtning eller vikt – i kombination med tillägg och behandlingsavgifter som förändras över tid.

Tömningsfrekvens och kärlstorlek sätts vanligtvis vid ett tillfälle och följer sedan med, även när verksamheten flyttat, vuxit eller ändrat sortering.

Kontrollera fyllnadsgrad vid tömning, antal fraktioner, om samma villkor gäller på alla anläggningar och hur eventuella materialintäkter regleras.

3. Städning och facility services

Städavtal specificeras i frekvens och yta. Båda förändras när lokaler byggs om, när ytor får ny användning eller när närvaron i lokalerna förändras.

Här ligger potentialen sällan i timpriset. Den ligger oftare i specifikationen: vad som städas, hur ofta och till vilken kvalitetsnivå.

Kontrollera att den avtalade specifikationen fortfarande beskriver de lokaler och det behov ni faktiskt har, och att tilläggsbeställningar följs upp.

4. Energi

Energikostnaden består av flera delar: förbrukning, avtalsform, nätkostnader, skatter och avgifter. De delarna utvecklas olika och styrs av olika beslut.

En prisdiskussion utan förbrukningsdata blir därför ofullständig. Effektuttag, driftstider och mätning påverkar utfallet lika mycket som avtalet.

Kontrollera vilken avtalsform ni har, hur förbrukningen fördelar sig över dygnet och året, och om alla anläggningar hanteras samlat.

5. Telekom

Abonnemang, dataposter, tilläggstjänster och utrustning byggs ofta på över tid. Anställda slutar, roller ändras och enheter byts ut.

Resultatet blir ett underlag där antalet abonnemang inte längre motsvarar antalet användare, och där tjänster betalas utan att användas.

Kontrollera antalet aktiva abonnemang mot antalet användare, vilka tilläggstjänster som faktiskt används och hur utlandstrafik hanteras.

6. Programvara och IT-licenser

Programvara har blivit en av de svåraste externa kategorierna att styra. Applikationer tillkommer ofta lokalt, i mindre team, och blir sedan permanenta.

ERA Groups whitepaper How to Save on Software beskriver ett praktiskt perspektiv i tre delar: vad som är avtalat på papper, vad som faktiskt betalas och hur programvaran faktiskt används och presterar. Rapporten pekar också på att organisationer typiskt hanterar fler leverantörer, applikationer och licenser än de har överblick över, och att governance kring programvaruinköp ofta är svag.

Det är ERA Groups metodik och observationer, inte en modell JMF Europe uppfunnit.

Kontrollera antal leverantörer och applikationer, hur många licenser som är tilldelade jämfört med hur många som används, och vem som får godkänna nya inköp.

7. Förpackningar och emballage

Förpackningsval görs ofta utifrån hur produkten såg ut när lösningen infördes. Sedan förändras produktmix, volymer och transportsätt.

Kostnaden sitter i material, dimension, spill, hantering och i hur väl förpackningen utnyttjar transportvolymen.

Kontrollera om dimensionerna fortfarande passar produkterna, hur mycket luft som transporteras och om specifikationen är strängare än vad som faktiskt krävs.

8. Försäkring

Försäkringsprogram förnyas ofta med föregående år som utgångspunkt. Verksamhetens riskbild kan under tiden ha förändrats i båda riktningarna.

Premien är bara en del. Självrisker, försäkringsbelopp, undantag och hur skadehistoriken redovisas påverkar både kostnad och skydd.

Kontrollera att försäkrade värden och verksamhetsbeskrivning stämmer, att inget dubbelförsäkras och att självrisknivåerna är medvetet valda.

9. Fordon och fleet

Fordonskostnader fördelas över finansiering, service, däck, drivmedel, försäkring och administration – ofta hos olika leverantörer och ibland i olika länder.

ERA Groups material om fleet- och mobilitetsstyrning lyfter just svårigheten att få en konsoliderad överblick när flera länder, affärsenheter och leverantörer är inblandade, och när lokala behov möter centrala krav. Utan den överblicken blir både uppföljning och styrning svår.

Kontrollera om ni har en samlad bild av total fordonskostnad, hur policyn tillämpas lokalt och vem som äger frågan i koncernen.

10. Service- och underhållsavtal

Serviceavtal förlängs ofta automatiskt. Utrustning byts ut, används mer eller mindre, eller tas ur drift utan att avtalet justeras.

Kostnaden styrs av omfattning, inställelsetider, reservdelshantering och vad som ingår respektive faktureras separat.

Kontrollera att avtalslistan matchar den utrustning som faktiskt finns, att servicenivån motsvarar verksamhetens behov och att förlängningar prövas aktivt.

En återkommande faktor: indirekta leverantörer får mindre uppmärksamhet

Gemensamt för flera av kategorierna är att de inte rör kärnleverantörerna. Leverantörer av indirekta varor och tjänster får därför ofta mindre uppmärksamhet i den löpande styrningen.

ERA Groups whitepaper Becoming Best in Class beskriver hur avtal normalt utformas med leverantörens intressen i åtanke, varför det är värt att förstå var i avtalet leverantören tjänar sina pengar, och varför total cost of ownership och regelbunden marknadsprövning behövs för att en uppnådd förbättring ska bestå.

Poängen är inte att pressa leverantörer. En stark leverantörsrelation och tydlig kostnadskontroll är inte varandras motsatser.

Börja inte med alla tio

Syftet med listan är inte att granska varje kategori. De flesta företag har varken tid eller anledning att göra det.

Det första steget är i stället att avgöra vilken eller vilka kategorier som faktiskt är värda tiden – utifrån storlek, förändring i verksamheten, avsaknad av tydlig ägare och hur marknaden utvecklats.

Läs mer om hur du avgör vilken kostnadskategori som är värd att analysera